Plazo para guardar las facturas y documentos
▶ ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Conoce los plazos legales para conservar facturas y documentos contables, y cómo las nuevas obligaciones digitales modifican la gestión documental de autónomos y empresas.
CONTENIDOS: Plazo para guardar las facturas y documentos
La conservación de facturas y documentos contables sigue siendo una obligación esencial para autónomos y empresas. Sin embargo, el avance hacia la digitalización —incluyendo la factura electrónica y nuevas normas de conservación digital— está transformando la forma en que cumplimos con esta exigencia. En este artículo repasamos los plazos y requisitos actuales, junto con los cambios introducidos por las nuevas leyes digitales que ampliamos en nuestros artículos especializados.
¿Qué obligaciones existen para conservar facturas y documentos contables?
El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003 General Tributaria impone a empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos, así como de conservarlos debidamente. Esta exigencia se aplica a cualquier actividad económica, con independencia de su tamaño o forma jurídica, e incluye a autónomos y sociedades.
La finalidad de esta obligación es garantizar la trazabilidad de las operaciones y permitir a la Agencia Tributaria (AEAT) ejercer su facultad de comprobación. En la práctica, implica mantener archivadas todas las facturas y justificantes que acrediten ingresos, gastos y demás obligaciones fiscales vinculadas a cada ejercicio.
¿Qué documentación debe conservarse y durante cuánto tiempo?
De acuerdo con la normativa fiscal y contable, deben conservarse todos los documentos que sirvan de soporte a las operaciones económicas. Esto incluye:
- Facturas emitidas y recibidas, tanto en formato papel como electrónico.
- Justificantes contables en los que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo.
- Documentos acreditativos del pago de Impuestos de Importación o tributos aduaneros.
- Cualquier otra documentación relacionada con la actividad empresarial o profesional.
El plazo general para conservar estas facturas y documentos es de cuatro años, según el período de prescripción establecido por la Ley General Tributaria. No obstante, el Código de Comercio exige conservar los libros y documentos mercantiles durante seis años desde la fecha del último asiento realizado.
Por tanto, el criterio más prudente para autónomos y empresas consiste en mantener toda la documentación contable y fiscal durante un mínimo de seis años, a fin de cumplir con ambos marcos normativos.
¿Qué formatos y medios son válidos para conservar la documentación?
La conservación de facturas y documentos puede realizarse tanto en papel como en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad durante todo el período exigido.
El Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación, permite el almacenamiento digital siempre que el sistema de conservación asegure el acceso inmediato a los documentos por parte de la AEAT cuando sea requerido. Esto incluye la posibilidad de presentar copias digitales en auditorías o comprobaciones fiscales.
Si las facturas o documentos se almacenan en servidores ubicados en un país tercero, y no existe un acuerdo internacional de asistencia mutua, debe comunicarse previamente a la Agencia Tributaria el lugar de conservación.
La digitalización certificada, las plataformas en la nube y los sistemas de gestión documental son opciones válidas, siempre que respeten las exigencias técnicas y de seguridad exigidas por la normativa tributaria española.
¿Existen excepciones o casos especiales en los plazos de conservación?
Aunque el plazo general de conservación es de cuatro años (seis años contables), existen supuestos específicos en los que la documentación debe conservarse durante un período más largo:
- Adquisición de inmovilizado con valor superior a 3.005,06 euros: deben conservarse durante nueve años.
- Ejercicios con pérdidas: la documentación deberá conservarse durante diez años, dado que la compensación de bases negativas puede afectar ejercicios futuros.
- Operaciones con oro de inversión: obligación de conservar las facturas durante cinco años, conforme a lo previsto en la Ley del IVA.
- Comprobaciones o inspecciones de la AEAT: si se inicia una revisión de oficio, el plazo de prescripción de cuatro años se reinicia desde el momento de la actuación administrativa.
Estos plazos buscan garantizar que el contribuyente pueda justificar cualquier operación ante la Administración en caso de revisión, rectificación o inspección posterior.
¿Cómo afectan las nuevas normativas digitales a la conservación de facturas?
La evolución normativa en materia de digitalización administrativa y factura electrónica ha introducido cambios significativos en las obligaciones de conservación documental. La ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”), establece la factura electrónica obligatoria en las relaciones entre empresas y profesionales, lo que implica nuevos criterios de conservación digital y trazabilidad fiscal.
Además, la futura implantación generalizada de la factura electrónica exigirá que los sistemas de almacenamiento garanticen no solo la conservación de las facturas, sino también la verificación de su autenticidad mediante firma electrónica y sellado de tiempo.
Estos cambios amplían las responsabilidades de los contribuyentes en materia de gestión documental digital y control fiscal.
¿Qué leyes regulan la conservación de facturas y documentos fiscales?
Aunque no es necesario leerse todo el BOE, es conveniente conocer las fuentes oficiales.
Ley 58/2003 General Tributaria
La ley 58/2003 General Tributaria regula la obligación de los empresarios y profesionales de expedir y conservar facturas o documentos sustitutivos durante el período de prescripción tributaria (artículo 29.2.e). Su finalidad es asegurar la trazabilidad de las operaciones y el control por parte de la Agencia Tributaria.
Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido
La ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido obliga a conservar los documentos y justificantes relacionados con operaciones sujetas a IVA durante el plazo de prescripción del impuesto.
Real Decreto 1619/2012
El Real Decreto 1619/2012 detalla las normas aplicables a la expedición y conservación de facturas, tanto en soporte papel como electrónico, e impone la obligación de garantizar su autenticidad e integridad.
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