Facturación electrónica obligatoria: lo que deben saber autónomos y PYMES en 2025
La facturación electrónica obligatoria concede a los autónomos y pequeños negocios un nuevo margen para adaptarse a sus requisitos. Sin embargo, no conviene esperar. El reglamento ya está en vigor y afectará a casi todos los contribuyentes antes de julio de 2026.
CONTENIDOS: Facturación electrónica obligatoria
¿Qué está cambiando en los sistemas de facturación?
Con la reciente publicación del Real Decreto 254/2025, el Gobierno ha ampliado los plazos para implementar estas exigencias. No se han cambiado los requisitos, pero sí se ha dado más tiempo para adaptarse.
La digitalización de los procesos de facturación ya no es solo una recomendación: es una obligación legal. Desde la aprobación del Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU) que regula los sistemas informáticos de facturación, empresas y profesionales deben utilizar programas que garanticen la integridad, trazabilidad y legibilidad de cada factura emitida.
¿Por qué se ha concedido una prórroga?
En primer lugar, la normativa inicial preveía que muchas empresas debían cumplir antes del 1 de julio de 2025. No obstante, la realidad ha demostrado que buena parte de los contribuyentes —especialmente los pequeños negocios— no estaban preparados para una implementación tan inmediata.
Con el objetivo de evitar sanciones masivas y permitir una transición razonable, se han actualizado las fechas límite. Aun así, Hacienda mantiene su hoja de ruta: todos deberán adaptarse, y cuanto antes mejor.
¿A quién afecta la nueva normativa de facturación electrónica?
Aunque el reglamento se dirige a todos los contribuyentes que emiten facturas, los efectos varían según el tipo de obligado tributario. En líneas generales, se puede decir que:
- Las sociedades mercantiles que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (IS) deberán cumplir con los requisitos técnicos antes del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos, profesionales y PYMES que no tributan por el Impuesto sobre Sociedades tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2026.
Esto incluye a cualquier profesional que emita facturas en el ejercicio de su actividad económica, desde un diseñador gráfico hasta una peluquería o una tienda de barrio.
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¿Qué deben hacer los autónomos a partir de ahora?
Aunque el plazo se ha ampliado, la obligación sigue vigente. Por tanto, los autónomos deberían empezar ya a:
- Revisar el software de facturación que utilizan: si no cumple con los requisitos del reglamento, debe ser sustituido.
- Consultar con su asesoría o proveedor tecnológico: ellos pueden orientar sobre los cambios necesarios.
- Formarse o actualizar conocimientos: muchos proveedores ya ofrecen recursos y formación básica para facilitar la transición.
La clave está en no esperar al último momento. Adaptarse ahora significa evitar errores más adelante.
¿Qué requisitos técnicos deben cumplir los nuevos sistemas?
La normativa no solo exige digitalizar la facturación, sino también garantizar ciertos estándares. Específicamente, los sistemas deben:
- Impedir la alteración posterior de los registros
- Permitir la trazabilidad y auditoría de cada factura
- Generar archivos en formatos estandarizados por la Agencia Tributaria
- Conservar los datos con garantías de seguridad y acceso durante los plazos legales
Además, el sistema debe poder enviar los registros automáticamente a Hacienda si así se requiere.
¿Qué pasa si sigo emitiendo facturas con Excel o en papel?
Esta es una duda común entre autónomos y pequeñas empresas. Aunque el uso de hojas de cálculo o facturas impresas ha sido habitual durante años, estas prácticas dejarán de ser válidas una vez venza el plazo de adaptación.
Por tanto, emitir una factura en Word, Excel o de forma manual ya no cumplirá con la ley. Las herramientas informáticas deberán estar diseñadas para cumplir con los criterios técnicos definidos en el reglamento.
¿Cómo puede afectar esta norma a los negocios más pequeños?
Es normal que microempresas o negocios familiares se sientan abrumados por una nueva obligación tecnológica. No obstante, esta ley también es una oportunidad para mejorar procesos internos:
- Se reducen errores humanos
- Se agilizan las gestiones contables
- Se facilita el cumplimiento fiscal
- Se mejora la imagen profesional del negocio
Además, existen soluciones asequibles y adaptadas al tamaño de cada negocio. Incluso algunos programas gratuitos podrán cumplir con los requisitos, siempre que estén debidamente homologados.
¿Qué ocurre si no me adapto a tiempo?
Llegado el momento, no cumplir con la normativa podrá acarrear sanciones. Las multas pueden imponerse tanto por usar software no homologado como por emitir facturas que no cumplan con el formato o los criterios exigidos.
La Agencia Tributaria ya contempla estas situaciones como infracciones tributarias, y el régimen sancionador podrá aplicarse incluso si no hay fraude intencional, sino por simple descuido o falta de adaptación.
¿Existen ayudas o recursos para cumplir con la normativa?
Sí. En TSP Asesores, Tu Asesoría Online, sabemos que adaptarse a las nuevas obligaciones puede ser un reto. Por eso, además de las subvenciones del Kit Digital —que permiten adquirir software de facturación compatible—, existen múltiples recursos pensados para facilitar el proceso:
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En resumen: más tiempo, pero la misma obligación
La ampliación de plazos ofrecida por el Real Decreto 254/2025 permite a los autónomos y pequeñas empresas prepararse con más calma. Pero eso no significa que debamos esperar al último momento.
Anticiparse es clave para evitar sanciones, mejorar la gestión y adaptarse a una realidad que, tarde o temprano, será obligatoria para todos.
¿Qué normativa es aplicable a la facturación electrónica obligatoria?
Aunque no es necesario leerse todo el BOE, es conveniente conocer las fuentes oficiales.
Real Decreto 254/2025
La ampliación de plazos para la implantación obligatoria del sistema VERI*FACTU quedó recogida en el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril. Esta norma establece que las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades disponen hasta el 1 de enero de 2026 para adaptarse, mientras que el resto de contribuyentes, como autónomos y pequeñas empresas, tienen de plazo hasta el 1 de julio de 2026.
Real Decreto 1007/2023
Los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación están definidos en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Esta norma detalla cómo deben diseñarse los sistemas informáticos para garantizar la trazabilidad, integridad y seguridad de las facturas. Además, introduce el modelo VERI*FACTU, obligando a que los registros sean accesibles, no manipulables y comunicables a la AEAT.
Ley 11/2021
Las bases legales que prohíben el uso de software de doble uso se encuentran en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. A través de esta ley, se refuerzan los mecanismos de control y se imponen sanciones importantes a quienes utilicen o distribuyan programas que permitan la alteración de los datos contables o de facturación.
Orden HAC/1177/2024
La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, detalla las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los programas y sistemas informáticos utilizados para la facturación. Estas directrices desarrollan lo establecido en el Real Decreto 1007/2023 sobre requisitos de software de facturación, así como en el Real Decreto 1619/2012 que regula las obligaciones generales de facturación. Además, introduce la estandarización de los formatos de los registros de facturas para facilitar el control y la trazabilidad por parte de la Agencia Tributaria.
Real Decreto 1619/2012
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece el reglamento que regula las obligaciones de facturación en España. Este marco legal define las normas que deben seguir empresas y profesionales al emitir sus facturas.
Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria
El marco general que regula las actuaciones de control e inspección de los sistemas de facturación se establece en el Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria. Este reglamento otorga a la Agencia Tributaria facultades para acceder a los registros digitales, verificar el cumplimiento de la normativa y actuar en caso de irregularidades, reforzando así la fiscalización del proceso de facturación.
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