Los libros oficiales que las sociedades mercantiles deben llevar necesariamente son el libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario, conforme a lo establecido en el artículo 25 del Código de Comercio.
Asimismo, el artículo 26 del Código de Comercio y el 106 del Reglamento de los Registros Mercantiles, establecen que otro de los libros oficiales que debe tener una sociedad es el libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
Las sociedades Anónimas, además, deberán llevar como parte de los libros oficiales, el libro Registro de Acciones Nominativas, que, en el caso de las sociedades Limitadas será el libro Registro de Socios. Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos.
Libros Oficiales
Legalización de los libros oficiales
El plazo para presentar y legalizar los libros oficiales termina a los 4 meses del cierre del ejercicio social de la empresa, por lo que, por norma general, todas aquellas empresas cuyo ejercicio social coincida con el año natural, el plazo límite de presentación será el 30 abril de cada año.
Los libros oficiales presentados por vía telemática no necesitan una diligencia de cierre.
El plazo de conversación de los libros oficiales, así como el resto de los libros no oficiales (libro mayor, registro de IVA, etc…) es de 6 años.
Presentación de los libros oficiales
La presentación de los libros oficiales de 2014 tiene como principal novedad la presentación mediante vía telemática, no pudiéndose hacer ya con soporte papel. Por problemas técnicos que impidan la presentación por este medio, se permitirá otro tipo de presentación, como en formato CD o en papel debidamente encuadernados. Esta circunstancia se hará constar en certificación que se una a la instancia por la que se solicita la legalización.
Si la legalización de los libros oficiales se realiza fuera de plazo, esta incidencia constará en la instancia en la que el Registro Mercantil comunica la legalización efectuada.
Si los libros oficiales no se presentan en el Registro Mercantil a efectos de su legalización, la transcendencia mercantil es mínima, sin embargo, a efectos tributarios, podría incurrirse en una actuación de la que derive posteriormente una sanción administrativa.