Libros a Legalizar
Legalizar libros oficiales del ejercicio 2015
Las sociedades mercantiles deben legalizar libros oficiales del ejercicio 2015 y llevar necesariamente, además de lo que se establezcan en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales y un libro Diario, conforme al artículo 25 del Código de Comercio, un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 26 del Código de Comercio y 106 del Reglamento del Registro Mercantil.
Las sociedades Anónimas, asimismo, deberán legalizar libros oficiales del ejercicio 2015 y, además de todos los libros anteriores, el libro Registro de Acciones Nominativas que, en el caso de Las Sociedades de Responsabilidad Limitada será el libro Registro de Socios, según lo dispuesto en los artículos 27 y 28 del Código de Comercio. Las Sociedades unipersonales, por su parte, llevaran un libro-Registro de Contratos, conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
Forma de presentación y Plazo para legalizar libros oficiales del ejercicio 2015
Todos los libros oficiales a los que, obligatoriamente, estén obligados los empresarios, se cumplimentarán siempre en soporte electrónico, presentándose para su legalización en el Registro Mercantil que corresponda, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Normalmente, el día 30 de abril para los ejercicios terminados el 31 de diciembre del año anterior.
A partir del 29 de septiembre ya no pueden legalizarse libros en blanco para su posterior utilización, ya sean libros encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco se podrán legalizar libros en soporte papel o en soporte electrónico, sea el tipo que sea, si no se han presentado por vía telemática.
Asimismo, la instrucción de la Dirección General de Registros y Notariado de 12 de febrero de 2015, también indica que esta medida será aplicable a los libros obligatorios de todas clases para ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Por lo tanto, los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán legalizarse en la forma ordinaria.
Libros de actas, registro de socios, acciones nominativas y de contratos
Los libros de las actas de las reuniones de los órganos colegiados y de las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, se legalizarán también por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio como si de libros de contabilidad se tratara.
Como novedad, se podrán legalizar también los libros de detalle de actas, cuando sea necesario acreditar algún hecho de forma concreta en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que, de obligatoriamente, se incluyan posteriormente en el libro de actas de todo el ejercicio. Por otra parte, también podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo hayan estado los anteriores.
Libro registro de socios, acciones nominativas y de contratos
El libro registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad que ya estuvieran legalizados en blanco, podrán utilizarse todavía para negocios jurídicos anteriores al 29 de septiembre de 2013. A partir de este momento, su tratamiento es similar al libro de actas en lo que se refiere al cierre y la diligencia que lo acredite en el primer envío telemático, tal y como lo disponen los artículos 334.2 y 18.3 de la Ley de apoyo a los emprendedores.
En los casos de sociedades de nueva creación, una vez realizada la primera inscripción en el Registro, se legalizará también un libro en el que se haga constar la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro, sólo será obligatorio volver a legalizar un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier modificación en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
En estos libros se tendrá que hacer constar la identidad completa de los titulares, su nacionalidad y domicilio. La omisión de estos datos no impedirá la legalización total del libro, pero en la nota que se haga de legalización se reflejará esta incidencia.
Estas mismas reglas se aplicarán también a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
También podrán legalizarse libros con los registros de las acciones nominativas o los libros con el registro de los socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
Diligencia de Cierre para legalizar libros oficiales del ejercicio 2015
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, registro de contratos, datos de socios o partícipes y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez haya finalizado este ejercicio social, los libros se deberán cerrarse mediante una diligencia de cierre que se incorporará en el primer envío telemático de los mismos por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación expedida por el órgano de administración haciendo constar esta circunstancia, conforme a los artículos 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 18.3 de la Ley de Apoyo a los Emprendedores.
Los asientos contables, los contratos, los datos de los socios o partícipes o las actas de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 que se hubieran inscrito en estos libros se trasladarán al nuevo, que se enviará telemáticamente.
Los libros contables que se presenten por vía telemática no requieren diligencia de cierre alguna.