Gestión y contabilización de impagados
¿Qué pasa si alguno de nuestros clientes no ha pagado alguna factura?
¿Pueden gestionar y contabilizarse como gastos los impagados?, ¿qué ocurre cuando el cliente acaba pagando y deja de estar en situación de impagado?, ¿cómo hay que tratar el IVA repercutido de los impagados para poder recuperarlo?
Gestión y contabilización de impagados en el Impuesto de Sociedades
Cuando, llegado el vencimiento de una factura, ésta no se cobra, habría que llevarla a la cuenta de clientes de dudoso cobro, que registra los saldos de clientes cuando ha transcurrido un año desde que se emitieron o se den una serie de circunstancias que permitan calificar a dicho cliente como de dudoso cobro. Se cargará por el importe de los saldos de dudoso cobro, con abono a la cuenta 430, 431 ó 432. Se abonará, por las insolvencias firmes, con cargo a la cuenta 650; por el cobro total de los saldos, con cargo a cuentas del subgrupo 57 y al cobro parcial, con cargo a cuentas del subgrupo 57 en la parte cobrada, y a la cuenta 650 por lo que resultará incobrable.
Para poder modificar la base imponible en la gestión y contabilización de impagados, es necesario que haya transcurrido, al menos, un año desde el devengo del IVA sin que se haya conseguido el cobro de la factura. Este plazo, en el caso de las PYMES, es de 6 meses.
En las operaciones a plazo, la fecha para poder empezar a contar el plazo anterior comienza desde el vencimiento del plazo impagado, no desde la fecha del devengo del IVA repercutido.
Es necesario que todas las circunstancias que afectan a cada factura impagada queden reflejadas en los libros de registro y que se haya instado al cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial, aunque el deudor sean una entidad pública. En este caso, sólo será necesaria una certificación expedida por el órgano competente.
Cómo recuperar el IVA repercutido
En la gestión y contabilización de impagados, para recuperar el IVA repercutido deben seguirse una serie de pasos:
La factura rectificativa debe hacerse antes del término de 3 meses desde la finalización del plazo de 1 año (o 6 meses) desde el momento del devengo de la operación o del vencimiento del plazo impagado. Esta factura debe hacerse llegar al deudor por algún medio que deje constancia de su envío, como un burofax, por ejemplo.
En la factura rectificativa debe incluirse el siguiente texto:
“Este documento se emite a los únicos efectos de rectificar las cuotas de IVA repercutidas en su momento, de acuerdo con lo establecido en el art.80 de LIVA y en las normas que lo desarrollan y no implica renuncia por nuestra parte al cobro del principal de la operación”.
Gestión y contabilización de impagados cuando el cliente simplemente se retrasa, no procede la modificación de la base imponible si se trata de créditos con garantía real. Habría que comunicar a la AEAT la modificación de la base imponible dentro del plazo de un mes desde la emisión de la factura rectificativa.
En esta comunicación, habría que indicar que no hay créditos garantizados y que el deudor no ha sido declarado en concurso o, que habiendo sido declarado en concurso, la factura rectificativa es anterior a la fecha del auto del concurso.
En la gestión y contabilización de impagados, en las comunicaciones a la AEAT hay que aportar, además:
- Copia de las facturas rectificativas
- Copia de los justificantes de los burofax, actas notariales, etc…
Una vez cumplidos todos los requisitos, podrá recuperarse el IVA repercutido y no cobrado en la siguiente liquidación trimestral.